En un entorno laboral donde cada día es más necesario combinar el trabajo en equipo con la movilidad de las personas, se impone fomentar la colaboración entre los trabajadores, elemento primordial para cualquier empresa que intente ser más competitiva.

Por ello hay que preguntarse hasta qué punto están nuestros espacios de trabajo preparados para esa colaboración. La pregunta la respondió AF Steelcase, empresa líder en equipamiento y optimización de espacios de trabajo en una jornada de trabajo, que contó con la colaboración de Cisco, Accenture, Santander y Telefónica I+D, que dieron a conocer sus experiencias en este sentido y cómo los espacios de colaboración han influido positivamente en la cultura empresarial.

La principal conclusión es que los espacios de trabajo colaborativos son determinantes para el éxito empresarial. “Los espacios de trabajo del futuro estarán constituidos por equipos multiculturales y multidisciplinares. En un mundo cada vez más móvil, la colaboración es básica para que las ideas surjan más rápido, para tomar decisiones, trabajar coordinados, intercambiar información o generar debate”, subrayó Catherine Gall, directora de WorkSapace Futures de Steelcase.

“Los entornos colaborativos aumentan la eficiencia, la productividad y el rendimiento de los trabajadores y ayudan a optimizar los costes del espacio de trabajo. En concreto, según estudios realizados por AF Steelcase, los espacios colaborativos pueden incrementar hasta en un 30% la productividad de los trabajadores, una cifra nada desdeñable teniendo en cuenta que España sigue estando a la cola en los rankings europeos de productividad”.

Steelcase analizó en esta jornada las distintas tipologías de colaboración que pueden tener las distintas organizaciones, como son: la colaboración informativa, en la que un grupo de personas se reúnen en torno a unos documentos y comparten la misma información, es una transferencia de información. La colaboración generativa, es la que todos los participantes trabajan al unísono para construir soluciones, ideas etc. Y la colaboración evaluativa en la que los trabajadores toman decisiones conjuntamente.

Se insistió también en que, para construir espacios de trabajo en los que se puedan desarrollar estas tipologías de colaboración es necesario que las empresas tengan en cuenta algunos consejos como:

• Las oficinas deben diseñarse para permitir la colaboración formal, informal, planificada e imprevista. Como consecuencia, deberá aumentar el ratio de espacios de trabajo abiertos con respecto a espacios de trabajo cerrados. Así se ampliarán las áreas para permitir a los empleados trabajar en grupos informales y facilitar interacciones imprevistas que deriven en innovación, creatividad y un mayor sentido de comunidad.
• Potenciar espacios multiusos: para ello será necesario suministrar el acceso Wi-fi y herramientas de colaboración y tecnología para comedores, espacios informales y de reuniones, con ello se incrementa el uso y la funcionalidad de estos espacios y aporta a los trabajadores mayores posibilidades de elección y control.
• Aprovechar la movilidad y ofrecer facilidades: en un mundo cada vez más móvil es imprescindible planificar espacios para que los trabajadores ‘nómadas’ puedan encontrar fácilmente lugares habilitados para trabajar. Para ello será necesario proporcionar zonas para sus mochilas, espacio para que puedan guardar sus objetos y lugares donde puedan colaborar con los compañeros.
• Las configuraciones de puestos de trabajo deberán tener como prioridad la transparencia y, al mismo tiempo, asegurar unos controles adecuados en términos de acústica.

Retos para mejorar el espacio de trabajo

Coincidiendo con el centenario de su nacimiento, Steelcase ha dado a conocer un informe que recoge los cinco retos que todas las empresas deberían cumplir si quieren mejorar el espacio de trabajo, el bienestar de los trabajadores y la productividad y competitividad de las empresas.

A estos efectos, la compañía está desarrollando una ambiciosa campaña de marketing para darlos a conocer y conseguir que las empresas tomen conciencia de su importancia para mejorar la productividad de los trabajadores. El tema sobre el que ha girado la jornada, la colaboración, es uno de ellos.

Estos cinco desafíos son:

1. Optimizar cada metro cuadrado: el coste inmobiliario es el segundo más alto para las empresas tras el salarial. El espacio debe considerarse una herramienta estratégica para la optimización. Su objetivo: mejorar el bienestar, reflejar la cultura y fomentar la colaboración.
2. Fomentar la colaboración: es esencial para lograr la innovación. El espacio de trabajo debe apoyar la colaboración a distancia con la tecnología adecuada, teniendo en cuenta a las personas, al espacio y a la información.
3. Atraer y retener el talento: hoy en día es necesario conseguir y conservar a los mejores. El reto es atraer, desarrollar y mantener al talento. La calidad en el entorno de trabajo es el segundo factor de satisfacción laboral.
4. Crear imagen de marca: la marca es un factor esencial para conseguir el éxito de una empresa. El espacio afecta al comportamiento de los trabajadores y ayuda a transmitir los valores de una marca hacia el público interno y externo.
5. Mejorar el bienestar de las personas: el espacio de trabajo afecta profundamente al bienestar físico, cognitivo y emocional de las personas que trabajan en él. Aspectos a tener en cuenta: sostenibilidad, iluminación, ergonomía, acústica, acceso a la privacidad.