Existen pautas de comportamiento típicas de la oficina tradicional que ya creíamos en vías de superación: archivo o simple acumulación de documentos, catálogos. Nada más alejado de la realidad. Las facilidades asociadas a los nuevos y económicos sistemas de almacenamiento electrónico impulsan la práctica de la acumulación de información en formato digital y, asociada a ella, la del empleado o departamento que acapara documentación. Cambian las formas, pero el fondo es el mismo. ¿Síndrome o tendencia?

El personaje, aficionado a acumular papel se ha caracterizado por guardar copias de todo y para todo el mundo, de forma muy o menos organizada, y cuyas necesidades en espacio, archivadores, cajones y estantes aumentan y aumentan hasta poder llegar a ocupar toda la oficina normal.

Esta persona considerará que la política de mesa despejada es un reto, pero podría tener algunas buenas ideas sobre nuevos sistemas para archivar, guardar y recuperar. Una actitud así también puede aplicarse a los archivos digitales, una práctica que está más oculta que la acumulación extrema de cosas físicas.

En una sociedad en la que se impone la digitalización cada vez con mayor fuerza, ciertas pautas de comportamiento parece que evolucionan poco o nada. Mark Carter, un directivo de Wal Mart en Illinois, reconocía hace unos días en el diario The Wall Street ser  “un acumulador digital”: a sus 42 años tiene 24.000 archivos MP3, 4.000 libros digitales, 2.000 discos compactos, 3.000 fotos familiares en DVD y al menos 1.300 correos electrónicos salvados, algunos que datan de hace 20 años que, en su opinión, "son una gran ayuda para la memoria y si los guardo se debe, fundamentalmente, a que me preocupa que desaparezcan de la red o que las quiera cuando esté lejos de mi conexión a Internet".

Cuando las tecnologías de digitalización irrumpieron en el mercado y por tanto, en nuestras vidas, se especuló mucho con sus beneficios. Compresión de datos, corrección de errores, excelente resolución…en fin, pero una de las propiedades más celebradas y esperadas era el ahorro de espacio que facilitarían en cualquier oficina; además de las enormes posibilidades que brindaba la recuperación de información.

Sin embargo se trataba de tecnologías manejadas por seres humanos y estos suelen estar, en mayor o menor grado, lastrados por determinados hábitos. Ahí está por ejemplo, esa costumbre que no logra erradicarse, de sacar copias sobre papel de cualquier documento comprometido o más o menos importante.

Como bien han recordado diversos analistas, no existe una estadística fiable de cuántas personas sufren síndrome de acumulación digital, pero la proliferación de equipos y sistemas, la explosión de información y la abundancia de almacenamiento barato hace demasiado tentador acumular e-mails, mensajes de texto, documentos de Word, páginas web, fotos, juegos, archivos de música, películas, videos caseros y temporadas completas de programas de televisión en cantidades que hace imposible su uso o seguimiento.

Puede que en muchas oficinas, en empresas o domésticas, exista hoy más espacio libre que hace una década. Puede que se hayan eliminado muebles y estantes tipo archivo, tradicionales acumuladores de polvo y realmente poco decorativos, pero la acumulación digital no desaparece. Esta puede tener su raíz en los mismos problemas psicológicos que generan otros tipos de acumulación extrema, afirman diversos expertos, insistiendo que, "en el fondo, están el miedo y la indecisión".

Estos mismos expertos señalan que la acumulación digital se considera oficialmente una forma de trastorno obsesivo compulsivo, pero algunos acumuladores digitales también sufren de trastorno de déficit de atención con hiperactividad, son perfeccionistas y no saben cuándo parar su investigación o hábito de juntar información. Nunca les parece suficiente. Acumulan en una misma carpeta tanta información que muchas veces copian el mismo documento varias veces, y lo peor es que no parecen darse cuenta. ¿Por qué?

A este respecto, algunas empresas de tecnología ofrecen una serie de soluciones para dichos problemas, incluyendo herramientas para archivar, etiquetar, guardar y encontrar cosas incluso en las memorias más desordenadas de los ordenadores. También existe una creciente tendencia a mantener el material digital en la nube en lugar del disco duro. Portales que reproducen música, películas y programas de televisión eliminan la necesidad de almacenar archivos grandes, de la misma forma que hay sitios para cargar fotos. Pero debido a que existe tanta capacidad de almacenamiento disponible, la información se sigue acumulandose.

Y esa acumulación se llega a volver extrema, dicen los expertos, cuando es desorganizada, carece de función y cuando se interpone en el camino de otras relaciones y responsabilidades. Pero por más útiles que sean estas herramientas, insisten en el hecho de aumentar la capacidad de almacenamiento elimina el incentivo de borrar o priorizar.

Programas que duplican archivos, como Carbonite, pueden hacer copias de respaldo de todo lo que está en una computadora, lo cual debería aliviar el temor a perder contenido. Otros, como Dropbox, permiten a los usuarios almacenar y distribuir cualquier cosa en carpetas accesibles desde todo tipo de dispositivos conectados a Internet.

Pero con ello no se soluciona este problema. Tal vez lo que haya que organizar es la mentalidad del acumulador. Por eso es muy importante determinar las razones que llevan a la acumulación extrema. ¿Qué es lo que se necesita realmente? ¿Qué se teme perder?

Algunas señales de alerta

Aunque no existe un criterio oficial para diagnosticar si alguien padece de acaparamiento digital, he aquí algunos signos de peligro:

• Excedió los gigas de espacio gratuito en Gmail y tiene que solicitar más
• Borrar cualquier cosa lo vuelve ansioso, incluso cosas que no recuerda por qué las guardó
• Se demora más en buscar un archivo que en descargarlo de nuevo
• Tiene decenas de íconos en su pantalla y no sabe para qué sirven
• No recuerda todas sus cuentas de correo electrónico o medios sociales ni cómo acceder a ellas
• Tiene memorias flash repartidas en cajones, bolsillos y bolsos sin tener idea de lo que contienen
• La gran mayoría de sus miles de fotos digitales son pésimas
• Ha acumulado temporadas enteras de programas de TV que no tiene la más mínima intención de volver a ver