Cuando a mediados de los años 80 del pasado siglo comenzó a ampliarse la penetración de las TIC en el mundo laboral, buena parte del sector terciario español intuyó que se enfrentaba a una nueva era. A una época que exigiría cada vez más competitividad, eficiencia y productividad, objetivos que podrían alcanzarse con más seguridad y rapidez aplicando aquellas tecnologías emergentes surgidas en esos momentos en el mercado.

La introducción y continuados avances de las TIC supuso una revolución en la forma de emprender y gestionar los negocios empresariales, que fueron evolucionando positivamente (al menos en las grandes empresas) junto con el trabajo de oficina. El hecho de eliminar buena parte de las funciones basadas en procesos rutinarios, permitía que los empleados comenzasen a incorporar valor añadido bajo formas más dinámicas y creativas. Cambiaba la forma de concebir y ejecutar el trabajo de oficina y su entorno.

A comienzos de los años 90, el ordenador personal iba reemplazando rápidamente a la máquina de escribir (incluso a aquellas con memoria), el fax desplazaba a los teletipos, las impresoras simplificaban el trabajo de las secretarias y abrían enormes posibilidades a la edición, las redes de área local mostraban los beneficios de la interacción, las calculadoras – que ya habían sacado del mercado a las tres veces centenarias reglas de cálculo -, multiplicaban su oferta de servicios, reducían su tamaño y se hacían cada vez más potentes, la hoja de cálculo (para muchos analistas la innovación empresarial más revolucionaria desde el Siglo XIV y un verdadero detonante de la explosión microinformática en el sector terciario) permitía analizar en tiempos cada vez cortos las consecuencias financieras de los más complicados proyectos. Una larga e imparable lista de inventos e innovaciones se iban incorporando al sector terciario y obligaban a plantearse nuevas formas de trabajar con una nueva filosofía. El empresario debería asumir que estas incorporaciones tecnológicas no eran para continuar haciendo las mismas funciones tradicionales con mayor rapidez, sino para eliminar funciones mecanicistas y reiterativas, eran instrumentos para que buscase nuevas vías que mejorasen la gestión del trabajo.

Comenzaron a surgir y/o potenciarse una serie de nuevas necesidades en el sector terciario, a la que hasta aquellos momentos se les había prestado escasa atención. Temas como la correcta utilización de los espacios de trabajo, mejor organización del entorno laboral, difundir las posibilidades de la ergonomía, del trabajo a distancia, etc., sin olvidar las enfermedades que causaba el sitio del trabajo. Todo ello demandaba cambios a veces sustanciales. Consecuentemente las interrogantes llovían. ¿Cuál tenía que ser el papel de la oficina en el siglo XXI? ¿Cómo había que redefinir sus actividades? ¿Hasta qué punto se podrían abandonar tendencias frustrantes y mecanicistas que frenaban ideas e innovaciones? ¿Estas tecnologías permitirían recortar las plantillas? ¿Cómo y por qué surgían una serie de dolencias conocidas como enfermedades laborales?... Espacios, conectividad, gestión de información, papel, seguridad, gestión de personal, etc. Todo un mundo de problemas que afrontar, lo que originó nuevas especialidades, formas de trabajar… En este nuevo entorno laboral, la interacción, y el intercambio de información y conocimientos, apoyados en tecnologías cada vez más vanguardistas,  comenzaban a convertirse en elementos clave.

Atrás quedaban los tiempos cuando el trabajo de las primeras oficinas se centraba fundamentalmente en procesar información sobre papel, cuando la necesidad de que la gente interactuase era casi inexistente. Lugares que eran "fábricas administrativas", donde la mesa de trabajo y la silla proporcionaban todos los elementos físicos necesarios para que los empleados trabajen de forma rutinaria. En aquel ámbito prevalecía un fuerte sentido de supervisión, que originó un estilo y asignación de espacio laboral que dejaba claramente sentada la jerarquía en la oficina, que – desgraciadamente – aún pervive en muchas empresas, incluso superinformatizadas.

Todos estos factores comenzaron a cohesionarse a partir de la irrupción de Internet (fenómeno socioeconómico como no se veía desde la aparición de la imprenta) y de las comunicaciones móviles, verdaderos detonantes que originaron una serie de grandes cambios en la forma de concebir y ejecutar el trabajo de oficina, ya que al ir cobrando una mayor movilidad dentro y fuera del sitio físico de la empresa, no exigía circunscribirse a espacios fijos y determinados. Si tenemos en cuenta que, de una u otra manera, más de un 80% de la población laboral está relacionada con el trabajo de oficinas, veremos que su trascendencia en cualquiera de sus acepciones, fija, móvil, a distancia, en movimiento, virtual, etc., es enorme, sobre todo en tiempos como los que corren. Impresionados por la ola de cambios que se venía encima, las especulaciones se dispararon.
Recordemos que hace ya más de 30 años se pronosticó a bombo y platillo el fin de la oficina tradicional y la fulminante irrupción en el mundo laboral de la “oficina sin papel”, fenómeno que irrumpiría en el mercado de forma espectacular, “a medio plazo, todo lo más”. La predicción típica de quienes muchas veces confunden esperanza con realidad.

Los pronósticos eran categóricos. Se impondría un tipo de oficina electrónica que comenzaría por excluir paulatinamente la utilización de una serie de elementos y modalidades de trabajo que empleaban material de oficina tradicional en casi todos los procesos productivos que tuviesen algo que ver con el papel, como archivadores, sumadoras/calculadoras de sobremesa, faxes, ficheros, cintas para impresoras, etc. Todo ellos serían reemplazados por elementos derivados de la electrónica y visualizados a través de pantalla. Todo el mundo trabajaría con su portátil, dentro y fuera de la oficina. Estas reducirían sus superficies, los archivos se digitalizarían y bastaría un par clicks para recuperar el documento que se necesitase. Se eliminaría personal. Rapidez y eficiencia. Así de fácil.

En otras palabras, había que empezar a pensar en tirar las máquinas de escribir, jubilar los faxes y olvidarse de las agendas de papel, entre otras cosas. Pronto estaríamos a las puertas de una nueva era donde se impondría la información digital, eliminando muchos procesos y elementos de producción de la economía tradicional. Eliminándolos, no adaptándolos. Entre ellos, conceptos y materiales de trabajo característicos de la oficina tradicional. La electrónica iría reduciendo al máximo la utilización en la oficina de rotuladores dedicados, grapadoras, archivadores, pegamentos, portafolios, etc.

Pero a pocos, muy pocos, parecían preocuparles el papel que en este nuevo ámbito jugarían los espacios de trabajo. ¿Qué peso se le daba a oficinas de 80 m2 para los directivos y concentrar 10 trabajadores en 20 m2 con escasa iluminación?. Cosas así. O si las pantallas de los ordenadores reflejaban la molesta luz de una ventana (un gran porcentaje), afectando la vista del trabajador. O la conveniencia de iluminar todos los lugares de trabajo, sin pensar siquiera lo inadecuado que resulta muchas veces utilizar tubos de neón. En cuanto al ahorro energético, ¿es que no bastaba con tener las luces controladas?. Y nada digamos del consumo de papel.

Han pasado más de dos décadas y la realidad indica que nunca ha habido más papel en el lugar de trabajo que hoy en día. Un informe del diario británico “Financial Times” indica que “en los últimos 30 años, el volumen de papel empleado en las oficinas se ha disparado en más de un 600%”, haciendo especial hincapié en que “las plantilla empresariales muchas veces pasan el 60% de su tiempo laboral trabajando con documentos impresos”. “Un usuario medio imprime 10.000 páginas anuales, lo que significa 12 kilos de papel al año” subraya un comunicado de la División de Tecnologías del Laboratorio Nacional de Energías Medioambientales de EE.UU. Con el correr del tiempo, aquella anunciada previsión, de la que se hicieron eco tantos medios y organizaciones – tal vez de una forma un tanto irreflexiva -, parece más bien la típica visión antojadiza de un escritor de ciencia ficción. De un G. Harry Stine (“19 de Julio de 2012. Un día en la oficina”) o de un Kevin O’Donnell (“Ora:Cle”).

Buena parte de los estudios sectoriales sugieren que, “por lo menos el 90% de la información utilizada en la oficina, se encuentra todavía almacenada sobre papel en vez de electrónicamente, pese a la fuerte caída en los precios del hardware”. Mientras tanto, el mundo de la oficina continúa siendo la gran desconocida para buena parte del personal directivo que gestiona una empresa, si exceptuamos a sus directores financieros y alguno que otro ejecutivo, preocupados por los costes de personal, del equipamiento y la superficie utilizada. Y no es porque falten planteamientos ni propuestas de analistas y estudiosos, que parecen haberse multiplicado con la crisis.

Pero tal vez por la poca espectacularidad de los temas de este sector se ve con el tiempo en los balances, o bien porque el desconocimiento del tema impide reflexionar seriamente sobre la oficina y los trabajadores como elemento de competitividad en el seno de la empresa, pero el caso es que sigue siendo la gran desconocida para buena parte de los directivos implicados en su buen funcionamiento.

A la luz de los hechos parece mucho más racional plantearse laboral y económicamente la coexistencia de lo mejor de ambos mundos, el tradicional y el de vanguardia, en el mundo de la oficina. A la larga, los diversos elementos que en él concurren, van demostrando su eficacia y vigencia, no a través de planteamientos futuristas, sino a la hora de hacer cosas en el día a día, adecuándolas a las realidades que demanda el mercado. Que son mucho más simples que lo que algunos quieren hacer ver.
Olvidan que el lugar de trabajo de la oficina es mucho más que un mero proveedor de funcionalidades. Es el factor catalizador para el cambio. Al ser algo físico, puede llegar a tener un sorprendente efecto psicológico sobre la gente, tanto en sentido negativo como positivo. Este lugar de trabajo puede ser el impulsor perfecto para el cambio, mejora y progresión, a nivel de equipo, departamento u organización.

¿En qué sector o mercado de cualquier economía es capaz de conjuntar en un punto geográfico el trabajo de tecnologías tan vanguardistas como televisión interactiva, fibra óptica, Internet, sistemas multimedia, bases de datos, teléfonos inteligentes o smarphones, y un largo etcétera de posibilidades, con conceptos como marketing, publicidad, productos de consumo masivo, compra al detalle y otros, sino es la oficina?. Pero no es sólo cuestión de materiales, sino también de límites físicos, de problemas de salud, de seguridad, de logística, del mismo entorno de la oficina, concretamente del puesto de trabajo. Es aquí donde convergen sistemas y tecnologías diversas, apoyados por una amplísima gama de materiales para trabajo de oficina, de los que normalmente no se extrae todo el potencial que se debiera.

Ahora bien, al margen de que gran parte de los avances tecnológicos implantados hayan servido para seguir realizando las mismas funciones de mecanización anteriores, aunque muchísimo más rápido (tema que precisa de una cada vez más urgente revisión), comienza a surgir una fuerte presión para reexaminar el papel del entono de la oficina, orientada sobre todo a plantearse mejores resultados empresariales y organizacionales. Y es que la productividad de una oficina actual, pasa por potenciar una serie de temas de gran importancia para el trabajador, incluyendo la utilización eficiente del espacio, un mejor desplazamiento dentro del lugar de trabajo, su iluminación, la calidad de aire, la reducción de ruido y, lo mejor, una productividad cada día mejor, basada cada día más en el conocimiento. Un conocimiento motivado – entre otras cosas - por un entorno laboral realmente adecuado. Sobre todo en momentos críticos como el actual.

Vale la pena destacar que, pese a la creciente flexibilidad de las prácticas laborales (el trabajo en casa y a distancia), la oficina como lugar de trabajo está todavía en el centro de la mayoría de las organizaciones. Aunque en el futuro su peso sea menor, pero seguirá jugando un papel vital en la vida de una organización y su gente. Como recuerda Iñaki Lozano, director de la consultora BICG: “En 1900 el trabajo de oficina era físico en un 83%, mientras el 17% restante era lo que podríamos llamar trabajo de conocimiento. En 1970, el físico había bajado a un 51% y el conocimiento había subido a un 49%. Para 2020, la relación será, 25% físico y un 75% conocimiento”.

La lección, tanto para esta década que se inicia como para las venideras, es sencilla aunque importante: la tecnología de la información por sí sola no conduce a la ventaja competitiva. Esta llega a través de una adecuada armonía entre las estrategias, las personas, los procesos de producción, las tecnologías y la adecuada utilización de los materiales tradicionales, aplicadas a la oficina.