Desde el pasado 1 de julio, una gran mayoría de empresas españolas han optado por la jornada continua de trabajo, proporcionando algo más de tiempo libre a sus empleados a la par que ahorrando costes energéticos. Sin embargo, en muchas ocasiones es imprescindible contactar con ciertos profesionales para conocer los detalles de una reunión, solicitar el envío urgente de una presentación o aclarar alguna duda. Y en ese momento se encuentran fuera de la oficina...

“Para evitar esta problemática, cualquier compañía -independientemente de su tamaño- puede transformar radicalmente su estrategia de comunicaciones con una mínima inversión, contactando con los empleados clave cuando sea necesario, sin importar el momento y lugar en que se encuentren”, indica Alejandro Giménez, Director General de Aastra Telecom en España. Esta compañía, líder en el mercado de las comunicaciones de empresa, recomienda a las organizaciones analizar cinco propuestas tecnológicas para flexibilizar las comunicaciones en el puesto de trabajo:

* Convergencia fijo-móvil. A menudo, los trabajadores clave tienen dos o tres números de teléfono diferentes. Las soluciones Fixed-Mobile Convergence (FMC) integran los teléfonos móviles con los fijos de la empresa, asegurando que estos profesionales puedan ser contactados sin esfuerzo marcando un único número telefónico, con independencia del terminal que utilicen y del lugar donde se encuentren.

* Herramientas de presencia Web. Las herramientas de presencia Web permiten comprobar con un solo clic qué empleados están disponibles y cómo pueden ser localizados – vía teléfono, videoconferencia, mensajería, e-mail, chat…- conectándose con ellos al instante, enviándoles un mensaje o recibiendo un aviso cuando se les pueda contactar.

* Voz sobre IP (VoIP). La VoIP reduce significativamente los costes de las llamadas telefónicas, facilitando una comunicación sencilla entre sucursales de la misma empresa, o bien entre la oficina y los profesionales móviles gracias a los softphones integrados en PCs portátiles.

* Mensajería instantánea. La evolución de la mensajería instantánea permite responder a cualquier formato de mensaje de manera inmediata. Así por ejemplo, la mensajería de voz se puede convertir en un correo electrónico de texto o llegar al destinatario adjunto al e-mail, mientras los faxes se leen desde la pantalla del portátil, PDA o teléfono móvil, sin perder detalle y de forma remota.

* Videoconferencia. Como alternativa a múltiples viajes y reuniones presenciales, se pueden establecer videoconferencias desde la oficina, el hogar o cualquier ubicación; basta con tener una conexión a Internet y el hardware y software adecuado.

Como afirma Giménez, “si se cuenta con la tecnología adecuada, la mayoría de trabajos basados en el conocimiento podrían realizarse igual de bien desde casa o cualquier otro lugar. Junto a la flexibilidad laboral -jornada continua en verano o teletrabajo durante todo el año- las Comunicaciones Unificadas aumentan la productividad, reducen enormemente los costes de comunicación y respetan el medio ambiente”.