La gestión de la información es un valor en alza. Sobre todo cuando se habla de documentos de circulación restringida como los utilizados diariamente en empresas, centros sanitarios u organismos públicos, que van desde una cuenta de resultados a un currículo, pasando por el historial médico de un paciente, una gestión que requiere no sólo de confidencialidad total, custodia y control estrictos, sino también de una disponibilidad inmediata cuando precisan ser consultados.

Esta es la actividad a la que Iron Mountain (www.ironmountain.es) se viene dedicando hace más de 50 años: clasificación, custodia y digitalización de documentos para empresas y organismos públicos, permitiendo siempre a sus clientes un fácil acceso a todos y cada uno de los archivos. Exactamente 1.250 millones, es la capacidad combinada de los Centros de Custodia con que Iron Mountain cuenta en Barcelona y Zaragoza complementarios a los disponibles en otras comunidades autónomas.

Inaugurado en 2008, el Centro de Custodia de Zaragoza cuenta con una capacidad de 350.000 pies cúbicos, suficientes para almacenar un millón de archivadores de documentación o 500 millones de documentos. Barcelona es incluso mayor: 500.000 pies cúbicos con capacidad para 750 millones de documentos, espacios que son mucho más que un mero almacén, son centros especializados donde no sólo se guarda la información, sino que se gestiona el ciclo completo de la documentación.

“Todavía hay muchas empresas que no son plenamente conscientes de la importancia de gestionar adecuadamente su documentación”, declara Gonzalo Rivas director comercial de Iron Mountain. “Se amontonan o se pierden documentos que tienen más importancia de la que pudiera pensarse. Ya sea un historial clínico o currículo, son información confidencial y debe ser tratado como tal”.

El tratamiento de los documentos que entran en los centros varía según el uso que se les vaya a dar. Por ejemplo, las instalaciones de Barcelona cuentan con 300 metros cuadrados dedicados a la digitalización -servicio que utilizan, entre otros, los principales hospitales de Cataluña- con capacidad para pasar a formato digital un millón de documentos al mes. En cuanto a los documentos en el soporte tradicional del papel, están distribuidos siguiendo unas pautas de uso inteligente; los clientes acceden a sus cajas a través de la página web de la empresa, pero si necesitan el documento físico, Iron Mountain se lo hace llegar en un plazo no superior a tres horas. Esto significa casi 200 movimientos de documentos del archivo al día y unas 50 consultas de contenedores completos, sin contar las casi 2.500 consultas y devoluciones de historias clínicas que generan los grandes hospitales.

Todo esto exige estrictas y avanzadas normas de seguridad. Amenazas como el fuego, tradicionalmente una de las principales amenazas en la historia de bibliotecas y archivos, en el siglo XXI se previene con tecnología vanguardista, como las normas norteamericanas de la Asociación Nacional Contra Incendios, que son mucho más estrictas que las exigidas por la Unión Europea. Los centros de custodia cuentan con sus propios aljibes, donde se almacenan más de 600 metros cúbicos de agua. Un mecanismo controlado por un microprocesador e instalado en la zona de custodia recoge en intervalos regulares muestras de aire, y las analiza en busca de presencia de humo. Cuando los extintores se ponen en marcha, lo hacen de modo selectivo: el agua cae únicamente sobre los contenedores de la zona afectada, de forma que no perjudique a más archivos de los necesarios. Fiel a la norma “El edificio debe ser seguro”, todos los centros están ubicados en zonas de bajo riesgo. Es decir, alejados de aeropuertos, zonas sísmicas activas, zonas propensas a sufrir inundaciones o incendios, carreteras muy transitadas, o áreas mal comunicadas o sin rutas alternativas.