El spam, los virus y fraudes como el phising, están a la orden del día, por lo que los usuarios van tomando conciencia en contar con soluciones que protejan la información de sus redes informáticas y en extremar la precaución en lo que concierne a sus contraseñas y números secretos.

¿Pero qué pasa con la información confidencial contenida en papel y otros soportes físicos? Si se descuida la seguridad de este tipo de información se puede ser víctima de un delito de Robo de Identidad, un fraude cada vez más común, que ya han padecido más de un 3% de los europeos. Este delito se comete utilizando datos personales como el número del DNI, los números de la seguridad social o de la tarjeta de crédito de una persona para la compra fraudulenta de productos y servicios, la apertura de cuentas bancarias o de teléfono, etc. Los datos personales se consiguen por la sustracción de documentación confidencial como pueden ser recibos bancarios, contratos de arrendamiento antiguos, pólizas de seguros, etc.

El escaso conocimiento de las normativas vigentes, es un hecho. Pero los que deben proteger sus datos personales no son sólo los particulares. Las empresas hoy acumulan una cantidad importante de datos (nombres, números de la seguridad social, ingresos mensuales, cuentas bancarias, etc.) de sus empleados, proveedores, clientes y otros individuos que en algún momento han tenido relación con la organización. No gestionar estos datos de la manera adecuada puede acarrear sanciones de hasta 600.000 según la LOPD, garante de preservar la confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos cuando se encuentran en disposición de empresas u otros organismos.

La información personal y confidencial debe ser gestionada adecuadamente y garantizando su confidencialidad no sólo mientras la misma está vigente, sino también en su destrucción. La mayoría de las PYMEs hoy no son conscientes del riesgo que supone tirar a la basura documentación con información personal y financiera sensible, y no son pocos los casos en los que en contenedores han aparecido cajas y cajas con curriculums y hasta historiales médicos. Según datos de Price WaterhouseCoopers, sólo el 37% de las empresas españolas dispone de normas de seguridad específicas para proteger los datos de carácter personal que aparecen en soporte papel. A la hora de deshacerse de la información, sólo un 33% de las organizaciones trata los documentos en papel con datos personales como documentación confidencial, cuando para el resto son simplemente residuos.

Asimismo, los empleados también deben ser cuidadosos, no sólo a la hora de deshacerse de su información confidencial, sino durante la gestión de la misma, ya que en ocasiones las amenazas pueden encontrarse en la propia empresa y nunca está de más mantener la información a salvo de las miradas indiscretas de algunos compañeros.

La gestión y destrucción cuidadosa de documentación por parte de las PYMEs no debe referirse únicamente a los documentos con datos personales, ya que existen otras múltiples informaciones sensibles que podrían dañar seriamente al nombre y desempeño de la empresa al caer en manos inapropiadas, como podrían ser planes de marketing, informes de I+D, balances, resultados financieros, etc. Y es que el Robo de Identidad es un delito que hoy afecta no sólo a particulares, sino también a empresas. Si los delincuentes encuentran vía libre para acceder a los datos corporativos, podrán cambiar los nombres de sus directivos o sus direcciones y así comerciar a escondidas con el buen nombre de la compañía, obteniendo bienes y servicios a crédito de varios proveedores.

Todos estos datos ponen en evidencia la falta de concienciación que existe entre las empresas españolas a la hora de proteger su información confidencial. Para eliminar los documentos ya mencionados evitando situaciones de riesgo, resulta fundamental contar con máquinas destructoras profesionales, ya que ofrecen un alto nivel de seguridad al hacer casi imposible la reconstrucción del documento destruido. Pero ¿cuándo se empezará a tomar conciencia de ello? La seguridad está en juego.