Contar con la ayuda de una guía útil de ahorro para los compradores a la hora de plantearse la adquisición de sus soluciones de impresión, es un excelente apoyo a las finanzas de cualquier empresa. Estas son precisamente las intenciones de OKI Printing Solutions, compañía especializada en el desarrollo de sistemas de impresión profesionales, cuando decidió elaborar un decálogo de consejos en este sentido.

Para ello, esta guía intenta proporcionar a los clientes, una serie de claves dirigidas a minimizar los gastos que representa la impresión de documentos, en el entorno empresarial, maximizando la eficacia de cada máquina. Estas son sus recomendaciones:

1. Elegir la impresora más adecuada en función de las necesidades.- Un consejo básico pero importante, puesto que es fácil pensar que adquirir la impresora más barata es sinónimo de ahorrar dinero. Frente a esta creencia, la realidad demuestra que en muchos casos, comprar una impresora más cara permite ahorrar costes a largo plazo, tanto en consumibles como en tiempo perdido en esperas. Hay que considerar, además, el número de páginas que se va a imprimir diariamente. La oferta de impresoras de OKI, cubre las necesidades de las empresas que imprimen desde pocas páginas al día hasta miles de ellas.
2. Decantarse por un programa de pago por uso como OKI Buy & Print.- Con este sistema se paga solo por el número de páginas impresas, eludiendo la necesidad de comprar consumibles, porque su suministro queda incluido en el servicio contratado igual que el servicio técnico, lo que genera ahorros de impresión de hasta un 30%. Este modelo ofrece ventajas adicionales, que se traducen en tener un control detallado de cuanto se paga cada mes con facturas claras y previsibles, al tiempo que evita al usuario mantener stocks de consumibles.
3. Imprimir siempre que sea posible en modo dúplex (a doble cara).- Estudios recientes de la UE han demostrado que durante la vida de una impresora, se ahorra un media del 38% en papel imprimiendo en dúplex. Prácticamente, toda la gama OKI puede imprimir en dúplex, ya sea de serie o con una unidad de dúplex opcional.
4. Ahorrar papel con impresión N-up.- Un sistema que permite imprimir más de una página en una cara de la hoja. Por ejemplo, imprimir 4 en 1 en dúplex reduce el consumo de papel en un 88%. La impresión N-up ofrece la posibilidad de mostrar, por ejemplo, un informe con la vista previa de todas las páginas en una sola hoja. Todas las impresoras OKI ofrecen la impresión N-up.
5. Controlar la impresión.- Es algo tan importante como comprender bien las necesidades de uso del equipo, en el momento de elegir la impresora más adecuada. Print Control es un software gratuito que incorpora de serie todas las impresoras OKI, el cual ofrece información sobre todos los trabajos de impresión realizados y el detalle de su coste. Este software también puede aplicar límites a los usuarios de cada grupo de trabajo, de cara a controlar los gastos de impresión.
6. Internalizar tareas de impresión.- Dada la elevada calidad que ofrecen las impresoras profesionales, ya es posible imprimir dentro de la oficina documentos que, hasta hace poco tiempo, era preciso encargar a empresas especializadas. La gama color de OKI cuenta con tecnología ProQ2400 y Tóner HD de alta calidad, e incorpora potentes herramientas que permiten manejar el documento, así como todos los ajustes de color precisos para obtener el mejor resultado impreso posible.
7. Utilizar el modo de ahorro de tóner.- Cuando el documento es para uso interno y la calidad no es prioritaria, se puede ahorrar hasta un 30% del tóner.
8. Utilizar el color con criterio.- El color es imprescindible en algunos documentos porque proporciona un efecto visual profesional. Pero como la diferencia de coste que tiene imprimir en color o en monocromo es sustancial, en ocasiones es preferible imprimir en monocromo. Lo ideal es identificar qué documentos se han de imprimir en monocromo y cuáles en color para gastar sólo lo necesario.
9. Hacer uso del Proof & Print.- Cuando se quieren hacer varias copias de un texto, esta aplicación guarda el documento en el disco duro de la impresora, imprime una copia de prueba, y después lanza el documento para imprimir. La opción de disco duro, o tarjeta SD está disponible en varias máquinas de la gama OKI.
10. Evitar la adquisición de papel caro.- Aunque lo ideal es usar papel específico para cada tarea, la tecnología de OKI ofrece unos resultados espectaculares sobre papel estandar de oficina, gracias a la tecnología ProQ2400 y al tóner de alta definición.