Las nuevas formas de trabajar se basan en mucha colaboración y trabajo en grupo para las que los clásicos cubículos y las grandes salas de reuniones ya no son siempre adecuados. Actualmente la tendencia es minimizar los espacios cerrados y los despachos.

Así, para favorecer la comunicación, el trabajo en equipo y la creatividad, las empresas optan por espacios abiertos, al tiempo que los entornos de trabajo tienden a socializarse, bien sea con espacios compartidos por equipos o con zonas comunes.

Ante estas tendencias, Ofita plantea que los espacios comunes deben ser prioritariamente flexibles y adaptables, de tal manera que puedan variar según las necesidades de cada momento (reuniones cortas y esporádicas de numerosas personas, se compaginan con períodos de trabajo más prolongados en grupos de reducido tamaño, por ejemplo.

Con los nuevo diseños, las empresas logran mejoras de la productividad: se eliminan barreras a la comunicación, se optimiza el espacio y se crea un clima que incrementa la motivación y el sentido de pertenencia de los empleados. Este último factor es especialmente tenido en cuenta por las empresas, conscientes de que un entorno de trabajo ilusionantes es clave para la fidelización de su talento.

Una tipología en auge son los espacios informales: zonas de club semejantes a las salas ejecutivas de los aeropuertos, cafeterías, billares, espacios de descanso, etc. Su finalidad es fomentar las relaciones entre los empleados, humanizar las oficinas, favorecer la creatividad y aumentar la calidad de vida en el trabajo.

Por otra parte, la mayor flexibilidad y movilidad, así como un mayor trabajo en equipo hacen que cada vez más gente pase menos tiempo en un puesto de trabajo concreto (esté o no dentro de la oficina), cuestionando en ocasiones el tradicional ratio un trabajador = un puesto de trabajo.

Por esta razón, cada vez un mayor número de empresas recurren a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados, mientras que el despacho individual cede el testigo a la mesa compartida: nuevas soluciones que permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto.

El “desk-sharing” (un puesto de trabajo es compartido por varias personas que trabajan en distintos turnos) es una de las alternativas más extendidas. Pero la tendencia es hacia sistemas de oficina flexibles en los que los empleados no tienen un puesto en la oficina, sino que se les asigna uno cuando acuden a ella.

Se trata del sistema de no territorialidad en el que no existen espacios asignados a personas, sino una elaborada oferta de diferentes puestos de trabajo que permite adaptar mejor los espacios a los procesos y dinámicas de trabajo.

En resumen, Ofita hace especial hincapié en que las oficinas están viviendo una auténtica revolución. Las empresas más avanzadas están implantando oficinas totalmente diferentes a las que hemos conocido hasta ahora. Algunas avanzan incluso hacia el concepto de organizaciones celulares, basadas en equipos de trabajo muy autónomos que favorecen la colaboración, la creatividad y la corresponsabilidad de sus integrantes.