Una oficina es mucho más que un mero proveedor de funcionalidad. Como algo físico que la gente puede ver, sentir y tocar, lo más probable es que llegue a tener un sorprendente efecto psicológico sobre la gente que por ella circula, tanto en un sentido positivo como negativo. Puede afectar el estado de ánimo, creatividad y motivación de la plantilla, pero puede también proporcionar una imagen corporativa que se espera que estimule e impresione a clientes y visitantes.

No se trata de centrarse en suntuosas oficinas (los que puedan hacerlo), sino de oficinas bien cuidada. Una oficina descuidada (paredes algo desconchadas, un parquet opaco que ganaría mucho con un buen acuchillado y posterior barnizado, moquetas gastadas, vidrios no demasiado transparentes, etc.) por muy señorial que sea el barrio donde esté localizada, seguramente afectará de forma negativa la moral de la plantilla, productividad y percepciones de los clientes. En otras palabras, un tema que conviene tener en cuenta, porque además de una eficiente gestión, una de las mejores herramientas con las que puede contar un empresario para consolidar y proyectarse en el mercado, es la imagen que físicamente ofrece su empresa.

En efecto, la imagen que da de su oficina suele afectar la forma y el grado de relación entre el empresario y sus clientes. Por lo tanto se impone ser muy crítico a la hora de evaluar el aspecto de su oficina, es decir, conviene que lo haga a través de los ojos de los visitantes, y no pasar por alto los indicios de que esta está pidiendo una reforma. Cualquier analista medianamente serio confirmará que este hecho puede significar la diferencia entre firmar nuevos contactos y perder clientes potenciales. Estos indicios suelen ser:

* Colores pasados de moda. Si por ejemplo las paredes están cubiertas con una pintura saltada de color aguacate, una alfombra de color oro que al margen de su desvaído color ya muestra la huella de los años, o muebles desgastados por el paso del tiempo que han perdido sus formas originales, la verdad es que ha llegado la hora de plantearse un cambio.

*Los cielos rasos o plafonds tienen un aspecto deteriorado. Si los cielos rasos de su oficina son viejos y con abundantes capas de pintura, conviene sustituirlos. Esta modificación, relativamente pequeña, puede marcar una gran diferencia en la apariencia de global de una oficina, teniendo a su favor que son uno de los componentes más fáciles de reemplazar y reutilizar. Por ejemplo, las planchas acústicas del techo pueden encontrarse en varios tamaños y diseños, pudiendo instalarse en un par de días, dependiendo del tamaño de la oficina.

* Sistemas de calefacción, ventilación y climatización, ineficientes. Cuando estos sistemas dejan de funcionar de forma eficiente, no es una medida inteligente retrasar su revisión o sustitución. Sobre todo en tiempos como los que corren, es una economía mal entendida. Sin olvidar que se trata de un factor que todos los visitantes que pasen por la oficina van a notar, por ello conviene contratar con una empresa de mantenimiento. De no hacerlo, lo más probable es que la vida útil de estos sistemas en su oficina podría verse reducida a no más allá de dos o tres lustros.

* El espacio de trabajo se utiliza de forma ineficiente. Un tema bastante común. Una oficina mal concebida provoca un desorden innecesario y reduce la productividad. Si los empleados chocan entre ellos a la hora de utilizar la copiadora, normalmente por estar instalada en un pasillo o incluso en una pequeña habitación, no lo piense más, es hora de replantear la distribución de su oficina. Y es que al reducir ligeramente el tamaño medio de sus oficinas, podría ganar suficiente espacio para una sala de conferencias muy necesaria. Al recortar el tamaño de la zona de recepción, se podría crear otra oficina.
Pero para ello – coinciden diversos consultores – es conveniente preguntar a sus empleados por sus necesidades de espacio. Este es el primer paso para eliminar el espacio mal aprovechado. ¿Qué cantidad de espacio necesita cada empleado para una mesa y archivos? ¿Se podría trasladar la copiadora y, si lo hay, el fax a un sitio central? ¿Cuántos espacios de trabajo pueden dedicarse a “puestos calientes”? ¿Qué superficie exigirá una sala de reuniones?

* Una mala e ineficiente iluminación. La iluminación de los cielos rasos y para tareas específicas se debe plantear en una combinación correcta para minimizar el cansancio de vista.
Un método de iluminación recomendado es la iluminación para aquellas tareas que incluyen luces de sobremesa, luz de suelo y otros apliques que alumbran directamente en un área específica, como puede ser un puesto de trabajo con ordenador. La iluminación para tareas muchas veces está instalada en paneles de muebles, incorporada en artefactos de obra o bien se utiliza en combinación con las luces del techo. Muchas empresas emplean luces en rieles o empotradas. El uso de las bombillas blancas y/o de bajo consumo en todos estos apliques elimina este aspecto enfermizo producido por los tubos fluorescentes.

* Otras sugerencias. En la decoración general y si el presupuesto alcanza, considere la instalación de muebles de obra para crear un “look” y un ambiente más sofisticado. La verdad es que la incorporación de paneles de ebanistería y molduras arquitectónicas mejora sustancialmente la apariencia de una oficina. Muchas compañías pueden proyectar una imagen contemporánea a través de una mayor utilización del cristal, tanto para ventanas como para unidades de pared. El vidrio crea un ambiente más abierto, fresco y más amplio.
Ahora bien, al margen de los costes que este tipo de tareas exige, tenga en cuenta u tema, el trabajo en la oficina no puede verse interrumpido durante la reforma, simplemente se pueden trasladas a los empleados a áreas recientemente renovadas mientras el contratista trabaja en la sección correspondiente. Aunque el mantenimiento de una imagen de oficina adecuada y actualizada es una tarea continuada que requiere una planificación cuidadosa, el resultado – una imagen profesional respetada y asequible – bien merece el esfuerzo.