En estos tiempos en los que tanto se habla de la memoria histórica, cobra cada vez mayor importancia la gestión documental. Y hablamos no sólo de esos documentos que nos muestran acontecimientos pasados como la Guerra Civil o la República, sino también de todos esos documentos que constituyen la especial historia de cada una de las empresas e instituciones.

Las empresas españolas son cada vez más conscientes de la importancia estratégica de preservar su memoria histórica a través de una buena gestión de sus documentos. Para combatir el alzheimer provocado por la ingente cantidad de documentación generada y una ineficaz gestión documental, hasta hace unos años una práctica extendida entre empresas públicas y privadas era la externalización de esta gestión a organizaciones que fueran especialistas, ya que la actividad externalizada era, sin embargo, principal para la empresa sobre la que recaía finalmente. Entre los motivos que llevaban a las empresas a la deslocalización de sus documentos se encontraba, principalmente, la percepción de su falta de espacio físico y la indisponibilidad de personal para la gestión del archivo de forma interna.

No obstante, y a causa de la crisis económica, las empresas están analizando con más profundidad todos los gastos externos y se están planteando la posibilidad de internalizar actividades antes externalizadas, que puedan suponer un ahorro sustancial tanto económico como efectivo en la gestión. Éste es, por ejemplo, el caso de la gestión documental, actividad muy importante para las compañías, que en la actualidad se está recuperando y realizando internamente en la empresa.

Según un informe especial publicado recientemente por DBK, en 2011 disminuyó un 2% el mercado de gestión documental respecto al año anterior, con lo que se frenó así la tendencia de significativo crecimiento que el sector había experimentado en años anteriores con la subcontratación de este tipo de actividades y la digitalización de la documentación, una tendencia que ahora está cambiando.

En este sentido, y según este informe, el mercado va a experimentar en 2012 un descenso y contracción significativo de la actividad de externalización de la gestión documental motivado por la negativa situación económica, la reducción del número de empresas y los recortes de gasto emprendidos tanto por el sector privado como por las Administraciones públicas, así como por el aumento de la presión sobre las tarifas y la controvertida cuestión referida a la confidencialidad y seguridad de los datos. Todo esto parece indicar que a partir de 2012 la tendencia en España será internalizar este tipo de procesos, aprovechando sus propios recursos y espacio.

En Europa, las empresas también tienden a proteger la máxima información de la compañía bajo su propia custodia, tratando de ahorrar en costes y preservando la confidencialidad de sus documentos. Por otra parte, la gran cantidad de documentación administrativa generada por las empresas repercute sin duda en la dificultad de su gestión y en la cada vez más acuciante necesidad de disponer de espacio físico adecuado y suficiente para custodiar los documentos.

En un entorno de crisis y cada vez más competitivo, las organizaciones están dirigiendo cada vez más gran parte de sus recursos hacia las actividades que les generen mayor valor añadido, o dicho de otra forma, hacia las actividades de su Core-Business. En consecuencia, todas aquellas actividades que no son su Core-Business van recibiendo paulatinamente menos recursos, provocando que sean menos competitivas, que no innoven, que no se especialicen y que queden obsoletas; sin embargo dichos procesos siguen siendo muy importantes para la compañía e incluso algunas de ellas clave, como, por ejemplo, la gestión documental de las empresas.

Hoy en día existen sistemas que permiten guardar los documentos con mayor seguridad, confidencialidad, garantía y facilidad de recuperación. Entre ellos figuran los sistemas de almacenamiento de alta densidad desconocidos para muchas empresas e interesantes ahora con la crisis. En ese sentido, en España las empresas que generan gran cantidad de documentación y que cuentan con personal preparado y espacio disponible están incorporando en sus organizaciones estos archivos de alta densidad para su gestión documental.

Estos archivos de alta densidad cuentan con software escalable y fácilmente integrable para la gestión de los archivos, cuyos programas de gestión de archivos utilizan códigos de barra para ayudar a las empresas a clasificar y ordenar lo guardado, así permiten la digitalización de los documentos, permitiéndoles disponer de la información de manera práctica para su divulgación o tratamiento interno.

Por otra parte, permiten además una rápida amortización de la inversión, y adicionalmente las empresas ganan en comodidad, eficacia y seguridad, teniendo el archivo en casa, así como reducen los costos actuales de la externalización, no dejando en manos de terceros información en muchos casos confidencial.

Por otra parte, estos archivos móviles de alta densidad se adaptan a todos los presupuestos y necesidades y van desde el modelo más básico hasta el más avanzado motorizado con control electrónico, control de accesos con posibilidad de conectarse a sistemas de alarmas. Estos armarios, que se fabrican de manera personalizada, maximizando la capacidad de almacenamiento y minimizando el espacio utilizado, aprovechan las estructuras de seguridad y de gestión de espacios comunes, evitando la necesidad de alquilar más metros cuadrados, que aumenten el coste de la inversión… un aspecto clave en nuestras ciudades donde los alquileres se mantienen muy elevados. Un ejemplo de esto lo encontramos en los centros empresariales, donde se está generando un fenómeno interesante, ya que estas incubadoras de empresas están demandando archivos de alta densidad compartidos en un mismo espacio por las diferentes compañías del centro empresarial.

En este sentido, se están produciendo cada vez más coincidiendo con la crisis económica, fusiones y reagrupamientos de estructuras con el fin de reducir los gastos, pero esto no es más que un ejemplo del futuro cercano. Todos somos conscientes al analizar las tendencias en las empresas privadas y en la administración del problema que ha generado la duplicidad de las gestiones, encareciendo sustancialmente el proceso. Este campo es un reflejo más de la situación que las empresas con proyección están analizando y que les ha llevado a restructurar dos células muy importantes en su seno, la seguridad de la información interna y la gestión eficiente de la propia información. De hecho, el propio control de la información es parte de la garantía de la empresa de cara al futuro en un mundo competitivo y en constante cambio, en el que la reducción de costes es sinónimo de aumento de productividad y de nuevas oportunidades para los nuevos tiempos.

Iñigo Eguren es director general de EUN Grupo