Aunque el vertiginoso avance de las tecnologías de la información y comunicación hizo pensar a muchos analistas que el uso de documentación impresa tenía los días contados, ya que íbamos hacia “la oficina sin papel”, después de varias décadas han resultado previsiones erróneas. Según un reciente informe de HP “la impresión de documentos continúa siendo una herramienta indispensable en la gestión de la actividad diaria en las oficinas, gracias a la seguridad, fiabilidad y practicidad que supone tener los documentos importantes en papel”.
El mito de la “oficina sin papel” no se ha hecho realidad debido a que muchas empresas prefieren tener en formato físico la información más relevante, como registros financieros y datos confidenciales, ya que puede ser almacenada en lugares seguros con el mínimo riesgo de que esa información sensible sea transmitida o filtrada a terceras personas. Resultado, los beneficios que aporta el uso de información impresa han hecho que el volumen de impresión se haya incrementado un 50% en los últimos 30 años.
Diversos estudios manejados por HP señalan que el 99% de los empleados hace uso de materiales impresos en algún momento de su jornada diaria para, por ejemplo, tomar notas, sin tener que preocuparse del programa informático, del tipo de archivo o de cómo guardarlo de forma segura y privada en el ordenador. Se estima que un trabajador utiliza unos 10.000 folios al año en sus actividades diarias.
Una de las principales ventajas del documento físico es que puede adaptarse a los dispositivos digitales con mucha facilidad y conveniencia, mediante el uso del escáner, la impresora, los dispositivos “todo en uno”, el fax y la fotocopiadora. Además, los empleados son conscientes de que, el hecho de poder disponer de información impresa contribuye a agilizar el flujo de trabajo al ser un importante soporte visual. Por ello, en ocasiones, un documento puede llegar a ser copiado una media de entre nueve y once veces.

Por otra parte, en los últimos años se han tomado medidas para hacer de la impresión y el uso de documentos una práctica amigable con el medio ambiente, promoviendo la impresión de los documentos realmente necesarios y a través de estrategias de reciclaje que permiten el posterior uso del papel en la fabricación de cinta adhesiva, cartón para almacenar alimentos, papel moneda, vendas, filtros para cafeteras y aislantes para coches, entre muchas otras soluciones.

En este sentido, Xavier Regué, director de la categoría de Impresión de HP España, recuerda que “es muy importante utilizar siempre impresoras de calidad y cartuchos de tinta originales, ya que el consumo de consumibles no originales supone costes ocultos como un mayor gasto de tinta y de papel, debido a la necesidad de reimprimir varias veces cuando se obtienen resultados poco satisfactorios”. Además, añade “el incremento del tiempo de espera, por las interrupciones que sufre el trabajo al utilizar dispositivos de impresión poco fiables”.