Elvira Muñoz, director of design de DEGW

“Resulta muy difícil gestionar un patrimonio inmobiliario si se hace de la forma tradicional: persona, puesto de trabajo, jerarquía, asignación de metros, etc., ya que prever temas como los metros cuadrados necesarios para dentro de dos años, por ejemplo, exige importantes desafíos a los departamentos inmobiliarios, que deben de considerar contratos de alquiler, inversiones, etc. Los equipos inmobiliarios por su parte, los de gestión de espacios, deberán evaluar si continúan en el edificio actual, si ocupan una planta más, si cogen otros edificios, etc., así es que utilizan el sistema tradicional, la consulta a las líneas de negocios para conocer sus previsiones de crecimiento. El tema se complica si estos cálculos - como sucede a menudo – tienen más de esperanzas que de realidades. En otras palabras, resulta arriesgado operar con unas previsiones basadas en estimaciones que pueden ser antojadizas”.

“Ejemplos en este sentido tenemos varios” recuerda Elvira Muñoz, directora of design de DEGW, compañía internacional consultora de espacios de oficina. “En 1999 por ejemplo, mientras el mercado vivía la euforia de las punto com, las perspectivas de crecimiento de Sun Microsystem España eran inmejorables. En aquellos momentos también, sus previsiones a corto y medio plazo contemplaban ocupar casi dos edificios completos… siempre y cuando lograsen estos crecimientos. Fue un trabajo apasionante. Como en Estados Unidos habían pasado por un momento similar, contábamos con un manual “La Oficina Flexible”, y nos centramos en el capítuloe: “Cómo predecir, no cuanto quieres crecer, sino cuáles son los ciclos”, que especificaba cuál es el espacio mínimo con el que un número de personas pueda funcionar con eficacia, para lo cual había que valorar una serie de cálculos basados en la tasa de utilización del espacio existente. Digamos, aquí está el espacio y cuanta gente a lo largo del día puede utilizarlo. Por lo tanto hay que ver cuál es la tendencia al crecimiento o decrecimiento, en qué tipo de centros, con qué tipo de gente, cuantos trabajan más tiempo en la calle, en fin, cuantas de estas plantas hacen falta. Nosotros lo empezamos a aprender y a comprobar con Sun, nos dio un resultado formidable, de hecho ellos siguen funcionando exactamente igual… nadie tiene puestos asignados, tienen que reservarlos en el marco de un entorno altamente colaborativo, con muy poco espacio cerrado, espacios cerrados de muy fácil utilización, sin demasiadas reservas ni complicaciones…

o21. ¿Cómo definiría a un consultor de espacios?

E. M.: Como un profesional que intenta conocer bien a tu cliente, saber cuáles son sus retos, sus dificultades, qué es lo que le ha funcionado bien en los años que lleva haciendo lo que está haciendo, qué es lo que detecta lo que no ha hecho bien…Nosotros le ayudamos a detectar aún más cosas, buenas y malas. Luego vemos a dónde quiere llegar en el tiempo y cómo puede llegar ahí a través de cambios en el espacio. Utilizando el espacio como herramienta, como palanca del cambio.