Francisco Calvache

“Quien compra el papel no es quien adquiere el consumible, ni quien gestiona las impresoras o las copiadoras departamentales. La empresa está obligada a imponerse un criterio organizativo, algo que las grandes corporaciones ya están haciendo. En otras palabras, cualquier proyecto empresarial que busque un menor consumo de papel, deberá establecer claramente qué dispositivos o procesos son los que verdaderamente utilizan mayor cantidad de este material, analizarlos y determinar cuáles son realmente imprescindibles. O se hace esto o el consumo de papel no se reducirá” recomienda Francisco Calvache, director de División de Océ, a La Oficina del Siglo XXI.

“En los equipos departamentales de casi cualquier empresa suelen imprimirse trabajos no imprescindibles, que además se duplican o triplican y, para colmo, parte de ellos se olvidan en las impresoras”, subraya. “La consecuencia: viene otro usuario y los tira a la papelera. El desperdicio es total. La empresa debe montar una estructura de gestión de ese flujo documental, pero con niveles de autorizaciones internas que establezcan quiénes pueden imprimir, qué cosas, de qué tipo, por orden de quien, cuantas hojas, en qué impresoras… Evitar consumir más papel del necesario, porque su consumo es el gran desconocido en el posible ahorro empresarial".

OS21.- ¿Cree que urge replantearse la gestión de papel, un mercado bastante atractivo para todas las compañías proveedoras?

Francisco Calvache.- Es que de lo contrario habrá mucha compra pequeña y se intentará buscar el ahorro en el dispositivo. Una equivocación, ya que el ahorro no está en el dispositivo, está en la gestión del flujo de impresión. Una empresa que pone todo su esfuerzo en los costes, en manipulados internos, en todo el uso directo e indirecto de su personal, en mantener su solución de impresión funcionando, tiene un coste.

Pero si se compara con el servicio de un proveedor experimentando que le dará solución “llave en mano” y además, con bastante criterio de flexibilidad, el dinero que se ahorraría es importante. No se trata de una empresa de 5 o 10 trabajadores, no hablamos de esas magnitudes, pero si nos referimos de 50 ó 100 usuarios en adelante, un 20% de ahorro está asegurado.

OS21.- Hace años que se viene hablando de que se impondrá la oficina sin papel, pero nunca ha se ha utilizado tanto papel como ahora. ¿Qué indicaciones daría para variar las pautas de comportamiento de los usuarios?

F.C.- Cuando entré en esta empresa para llevar la división de consumibles, recuerdo que se decía que íbamos a la oficina sin papel. Sin embargo el mercado ha crecido vegetativamente un 5% sostenido todos los años. A no ser que haya una crisis coyuntural como la actual, el mercado por sí mismo deglute papel.

¿Razones? Para los mayores constituye un soporte físico que les cuesta abandonar; algo que contrasta con la actitud de nuestros hijos, que dependen cada vez menos de este soporte. Cuando hablamos de grandes cantidades de flujos documentales, del por qué imprimimos y, a la vez, utilizamos intensivamente el ordenador, las justificaciones se amontonan: ¿Y si el ordenador falla? ¿O quiero tomar notas? ¿Y cambiar cosas?

Pero la actitud ante el papel está cambiando. Basta con recordar cómo se comportaba hace cinco años un alumno universitario en una biblioteca y cómo se comporta ahora. No han disminuido los recursos de impresión, al contrario, nuestras máquinas lo ponen mucho más fácil para consumir papel...

Pero hay un cambio de actitud, ignoro si es por el ahorro que supone, por el cambio generacional, las 'Play Station o los ordenadores, pero las nuevas generaciones se están volviendo mucho más visuales que físicas. Los apuntes están en las pantallas de las bibliotecas, en los ordenadores, en los PDF... y no los imprimen. Hace cinco años no pasaba eso

OS21.- ¿Y si no dependen de lo físico del papel, cuáles serán sus soportes preferidos?

F.C.- Dependerán mucho más del aspecto visual. Sabrán cómo gestionarlo, direccionarlo, guardarlo... Actualmente la tecnología lo facilita, pero esta es la generación que comienza a estar preparada para ser menos dependiente del papel. Nuestros hijos lo están. Y lo estarán mucho más. También hay otra tecnologías que evolucionan en paralelo, con enorme predominio de lo visual y la voz: digamos que hay que cerrar el bucle para ser menos dependientes del papel. Algo así como la transmisión del pensamiento vía voz con su registro digital y automático. Espero que en unos cinco años eso sea una realidad.