Ofrecer servicios integrales de gestión de archivos, protección de datos y destrucción de la información, basados en una amplia experiencia, permite afrontar retos complejos para la información como el encarecimiento de los costes de custodia, las demandas judiciales, el cumplimiento de la normativa legal y la recuperación de datos ante una incidencia.

Ignacio Chico Barbier, director general de Iron Mountain, conversó con “La Oficina del Siglo XXI”, no sólo sobre la enorme cantidad de variables que entraña el amplio campo de la gestión de información y protección de datos, también subrayó, una y otra vez, la necesidad de que el empresariado se conciencie y asuma una cultura de seguridad en este sentido.

o21. En el informe sobre Tendencias del Sector Europeo sobre gestión de la información, se insiste en la existencia de una brecha de la seguridad, subrayando que pese a que la gran mayoría de los ejecutivos reconoce la necesidad de gestionar correctamente los datos confidenciales de la empresa, sólo un porcentaje muy reducido aplica una política adecuada al respecto. ¿A qué se debe esta aparente de incoherencia?

I. C. B.: Hay una respuesta que hemos recibido en varias ocasiones después se que se produjera algún accidente o desastre natural con consecuencias severas para la información custodiada: “no habíamos pensado en ello”. Si se le pregunta a un directivo sobre la importancia de gestionar los datos confidenciales, contestará automáticamente que la considera muy alta; pero todavía, en el día a día, esa percepción desaparece, solapada por asuntos que, en apariencia, son más importantes y más urgentes. Es una cuestión de hábitos y comportamiento; desde luego, hay mayor percepción sobre la importancia de custodiar la información, pero en muchos casos aún no se ha desarrollado el hábito de incorporar ese cuidado en la custodia al trabajo cotidiano.

o21. Aunque buena parte de los profesionales consultados son conscientes de las consecuencias de los fallos en la gestión documental, un 55% de las empresas admite que sus soluciones de gestión de la información no son lo bastante sofisticadas. ¿Qué le sugiere esto? 

I. C. B.: Es cierto, y un motivo para ello puede ser la falta de recursos: nuestro informe se hizo en el ámbito de la pequeña y mediana empresa, que es un sector que actualmente tiene que emplear toda su capacidad para capear la crisis económica. La inversión suplementaria que supone destinar recursos y personal especializado para una correcta gestión de su información confidencial es algo que actualmente muchas ni siquiera se plantean. Nuestra misión es convencerles de que eso es un error; las consecuencias legales de un fallo en la gestión de esa información pueden ser mucho más graves en términos financieros que la inversión necesaria para mejorar sus sistemas. Trabajar con un experto en gestión de la información les ayuda a conocer sus necesidades concretas con presupuesto a medida.

o21. ¿A qué se debe que siga habiendo una gran diferencia entre la consideración que las empresas dan a la información en soporte físico y digital? ¿Hasta qué punto falta en nuestros empresarios una cultura de seguridad?

I. C. B.: La información en soporte físico ha sido la que ha convivido con nosotros tradicionalmente, pero el soporte digital se ha disparado en los últimos años, quizá a mayor velocidad de lo que muchas empresas han sido capaces de asimilar. Por eso su custodia suele correr a cargo de los departamentos de TI, a pesar de que ésa no es su función específica; no es lo mismo controlar la infraestructura tecnológica de una empresa que estar al día en cuanto a su gestión de documentos, grados de confidencialidad, cadenas de custodia o las últimas disposiciones legales. Esa podría ser la principal falta en la cultura de seguridad. De todos modos, la encuesta también refleja que la toma de conciencia en el sector de la información digital va creciendo ya que supone una mejora de los procesos y una reducción de costes.

o21. Una pregunta obligada, si más del 50% de los directivos considera que la cantidad cada vez mayor de datos a almacenar y procesar va a influir en la propia organización de la compañía, ¿qué están haciendo fundamentalmente al respecto?

I. C. B.: Efectivamente, el incremento del volumen de información gestionado por las organizaciones, la normativa legal y la integración dentro de los procesos de la empresa hacen que cada vez más empresas confíen en un experto para externalizar su gestión de información.