o21. Las últimas catástrofes naturales  (Chile, Japón, Australia), hacen pensar que, entre otras cosas, los centros de custodia pueden también verse afectados en algún momento. ¿Qué valoraciones o protocolos previos se siguen para protegerse de estas eventualidades?

I. C. B.: Efectivamente, y en Iron Mountain contamos con unos protocolos de seguridad muy severos en nuestros centros de custodia. Dichos protocolos empiezan por la propia elección de su emplazamiento, donde buscamos el mayor margen de protección contra los desastres naturales: no existen zonas completamente libres de actividad sísmica, pero siempre elegimos aquellas con menor índice de riesgo, y además dotamos a la infraestructura de nuestros edificios de las últimas medidas contra terremotos. De la misma manera, los edificamos lejos de zonas propensas a inundaciones o incendios, o a cualquier tipo de desastre natural. Y para prevenir posibles incendios, no sólo contamos con nuestro propio sistema de extinción, con rociadores que sólo se activan en la zona donde se produce el fuego, para que el agua no destruya a los documentos circundantes, sino que también tenemos nuestros propios depósitos de agua, que mantenemos a presión constante.

o21. Entre los cinco niveles de su índice 'Pirámide documental' desarrollado para que las empresas gestionen su información, se subraya que una empresa tamaño medio produce gran cantidad de documentos, lo que puede convertir en un reto la tarea de localizarlos y recuperarlos. ¿Qué porcentaje de documentos y por qué? 

I. C. B.: Según un estudio elaborado por la consultora IDC, una empresa con una plantilla de mil trabajadores puede gastar hasta 30 millones de euros al año buscando información; esto incluye buscar información que existe pero que no encuentra, buscar información que no existe, o volver a crear información que tiene, pero que es incapaz de encontrar. La localización de información puede ocupar hasta el 50 por ciento del tiempo de algunos profesionales.

En cuanto a las razones, se deben básicamente a criterios erróneos de clasificación; archivos organizados según esquemas de indexación no estándar que no son compatibles con los sistemas de acceso de la empresa, y que incrementan el consumo de recursos y tecnología, o documentos que están guardados en cajas en distintas ubicaciones, o en archivos electrónicos, sin que haya un seguimiento que permita saber cuál es la versión definitiva, o más actualizada, de los mismos… Todo ello complica mucho y resta eficacia al acceso a la información.

o21. ¿Podría ampliar un poco la reciente e interesante oferta de Iron Mountain, su servicio integral de gestión del correo electrónico en la nube?.

I. C. B.: Iron Mountain es una compañía comprometida con sus clientes y enfocada a resolver los desafíos a los que éstos se enfrentan a la hora de gestionar su información tanto en soporte físico como digital. En los últimos dos años, hemos ofrecido servicios de gestión de correo electrónico en la nube, y actualmente estamos trabajando estrechamente con socios líderes en el sector tecnológico con objeto de incrementar aún más la efectividad de este tipo de servicios a largo plazo y ofrecerlos a través de ellos.

o21. Otro tema que parece ser bastante desconocido por las empresas, es la 'destrucción segura'. Su oferta comprende documentos sobre papel, discos duros, DVD y CD. Bien, pero ¿qué proceso se sigue desde la ubicación y descatalogación de los mismos hasta su destrucción? 

I. C. B.: Es cierto, y es un tema del máximo interés ahora que está aumentando el volumen de información a conservar, porque hay muchos documentos que pueden eliminarse, lo que permite ahorrar espacio y recursos, pero un gran número de empresas no están seguras de cómo identificarlos.