Miguel Soler

Reducir los costes se ha convertido en una obligación ineludible para cualquier empresa; pero no sólo a efectos de competitividad, sino también para aspirar como mínimo a participar del juego de mercado. Muchas de estas empresas, cuando presionadas por las exigencias del corto plazo implantan sus políticas de reducción de costos, suelen hacer especial hincapié en el recorte de gastos, despido de personal, reestructuración y disminución de proveedores, etc.

No parecen considerar que, con este tipo de medidas provocan la interrupción de los procesos de calidad y aceleran su deterioro. Así, sólo generarán graves consecuencias en los resultados de la empresa, ya que en los mercados actuales, clientes y consumidores exigen cada día una mayor calidad, a un menor precio y una entrega puntual.

Esto resulta especialmente notorio en algunas actividades del mundo de la oficina, como es el caso de la siempre creciente gestión de documentos, área en la que cantidad de empresas está asumiendo – muchas veces sin saberlo – una serie de costes innecesarios respecto al número de sus equipamientos (que a su vez comporta mala gestión medioambiental), al mantenimiento de sus equipos de soporte o de sus consumibles. Lo grave es que la mayoría de estas empresas no conoce ni el tamaño de su parque de impresoras instaladas, ni lo que gastan en impresión.

Las interrogantes se acumulan. ¿Es posible mejorar el servicio en la gestión de documentos y la vez reducir costes? ¿Se puede corregir la adicción al papel que muchas compañías sufren actualmente? ¿Qué hacer para alinear correctamente las políticas estratégicas de la compañía alrededor de la gestión de documentos?

La situación actual y los avances tecnológicos, están haciendo que un número creciente de empresas vayan adquiriendo consciencia de que una correcta gestión del volumen de información resulta clave para impulsar el crecimiento de sus negocios.

Sobre estos y otros temas, Miguel Soler, Managed Document Services Director de Ricoh España, conversa con “La Oficina del Siglo XXI”.

o21. En un mercado tan dinámico como el de la gestión documental, ¿a qué tipo de retos se enfrenta actualmente un empresario y en qué tipo de empresa? Excluyendo un poco a las más grandes… ¿Infraestructura de impresión? ¿Integración en un único equipo? ¿Reducción impresoras y faxes? ¿Inversión en equipos? ¿Menos costes unitarios…? 

M. S.: Según el cliente y en qué segmentos opera, proponemos determinadas políticas cuyo correcto funcionamiento hemos comprobado previamente y que vemos se ajusta a sus necesidades. Con nuestra experiencia, una política bien implantada y bien gestionada el éxito está garantizado.

El objetivo, entonces, es aplicar una política de clara responsabilidad en el departamento que se hará cargo de toda la infraestructura de impresión. En cuanto a la segmentación de necesidades, lo enfocamos - en líneas generales -, en dos áreas distintas: en primer lugar, las pymes. Aquí utilizamos el pago por uso, modalidad que se determina tras un rápido estudio que “in situ” efectúa alguno de nuestros experimentados comerciales, que analiza la política de gestión documental de esa empresa.

Es decir, el conjunto del equipamiento que dispone, cuanto consume en papel, en toner, en energía, en fin, analiza todos estos factores directos, evalúa dónde habría que introducir cambios o mejoras y hace su propuesta. Supongamos que esa pyme tuviese 10 impresoras y 4 multifuncionales, lo más probable es que le haga ver que podría hacer la misma gestión con una infraestructura menor pero más racionalizada, utilizando incluso un menor número de páginas y con un pago por uso mensual o trimestral.

En este proceso consultivo en la pyme no somos partidarios de emplear equipos especializados de consultores (aunque compartimos datos), pero debe llevarlo a cabo el propio asesor comercial. Si nuestro objetivo es llegar a muchas pymes, cada comercial debe estar perfectamente entrenado para estudiar cada caso en forma rápida y directa, y ser capaces de presentar las propuestas.

o21. ¿También será el caso de aquellas pymes, como algunos gabinetes de servicios, con poco personal y un intensivo consumo de papel? 

M. S.: Así es. En este segmento existen también algunos sectores específicos con menos empleados, pero con un mayor potencial para nosotros (abogados, consultores, ingenieros, etc.), que debido a su mayor necesidad de servicios, trabaja con mucho papel. Para nosotros es un mercado más interesante, al que podemos ofrecer un tipo de servicios de más nivel, por así decirlo.

o21. ¿Y la segunda área de actuación? 

M. S.: Las empresas de más 300 empleados, donde nos enfocamos en los servicios documentales gestionados y en el tamaño de la infraestructura de documentos de impresión que dispone. Tras la fase de consultoría para entender su situación (oportunidades de mejora tiene, con qué elementos, etc.), hacemos ver la necesidad de contar con un criterio único para la compra de impresoras, multifuncionales, etc. y demostramos que así podrá mejorar su situación entre un 10% o un 20%.

Esto exige por un lado, sentarse conjuntamente con los encargados de la parte de compra de impresoras y, por otro, con la parte que insiste en seguir adquiriendo multifuncionales, copiadoras y faxes. Es importante estudiar cada caso y ofrecer los equipos que mejor puedan desempeñar las labores necesarias en cada oficina, al menor coste posible.