“Éramos conscientes que pese a todo habría problemas, ya que íbamos a un edificio nuevo. En un edificio antiguo, de alquiler, lo normal es que te encuentres con un buen porcentaje de cosas que ya conoces, porque anteriormente alguien lo ha ocupado. Pero aquí…Para empezar, sabíamos que el traslado se produciría aproximadamente en febrero de 2010, así es que desde septiembre del año pasado empezamos a elaborar un plan detallado de lo que haríamos en el nuevo sitio, puntos como la ubicación y el impacto que esperábamos tendría sobre las personas, el equipamiento más adecuado para las oficinas, en fin. No olvidemos que aunque zona congestionada, Coslada estaba en Madrid y aquí en cambio estaríamos en medio del campo. Había que prever la reacción de la gente ante la nueva ubicación” recuerda Rafael Gil Horrillo, director de Calidad y Sistemas de Boyacá.

A estos efectos se encargó un estudio para ver en qué áreas de Madrid residía el personal de Boyacá y cuáles serían sus dificultades de acceso al nuevo centro. En general, para quienes vivían en Madrid capital transportarse hasta Loeches resultaba muy molesto por la inexistencia de un transporte público más o menos adecuado a sus necesidades. Pero también se comprobó el 85% del personal que trabajaba en las instalaciones de Coslada, residía en la amplia zona Coslada/San Fernando/Torrejón, con lo que realmente los de San Fernando/Torrejón no se verían afectados, ya que estaban situados en la mitad de camino, tanto para Coslada como para Loeches. Sólo se verían directamente afectados quienes vivían directamente en Coslada.

Al mismo tiempo se identificó otro grupo que habitaba en Madrid o en sus barrios periféricos, por lo que les daba lo mismo hacerse 35/38 kilómetros hasta Coslada o hasta Loeches. A continuación se estableció la forma en la que acudía la gente a trabajar: quienes lo hacían en coche y quienes utilizaban transporte público, con lo que se constató que, teóricamente, el impacto no iba a ser tan grande. Se gestionó entonces con el consorcio de Transportes de la Comunidad de Madrid para que el autobús que arranca de la estación de tren de Torrejón y que pasa por la carretera M-206, tuviera una parada en la puerta misma de la empresa. Un autobús cada 20 minutos en las horas punta y 45 en las horas valle. También se aprovechó para reajustar horarios en algunos departamentos donde era posible hacerlo. 

“En las instalaciones anteriores, a la hora de comer, mucha gente aprovechaba para ir a sus casas en Coslada. Dadas las nuevas distancias y resultar bastante incómodo continuar en esta rutina, proyectamos un amplio comedor equipado con microondas y neveras, para que buena parte del personal pudiese traerse la comida. Además cerramos un acuerdo con una empresa de catering que nos sirve diariamente, sólo hay que solicitar el día anterior uno de los menús en su página Web” señala Rafael Gil.

El traslado se hizo por fases. En primer lugar, hubo que plantearse el desplazamiento de todo el personal y – lo más delicado - de todas las operaciones de gestión. Como al personal no se le podía trasladar de un día para otro por los riesgos de adaptación que este hecho conllevaba, se seleccionaron 15 o 20 personas para que se instalasen en Loeches a modo de avanzadilla, gente de informática, de RRHH y de otras pequeñas empresas del grupo. El objetivo era muy claro, empezar a trabajar según lo planificado previamente, con el fin de verificar que las previsiones de cumplían al milímetro. Por ejemplo, que funcionasen las redes, la calefacción, las luces… una serie de coordenadas básicas que no admitían errores, ya que si un día con 15/20 personas había problemas, se buscaba y corregía rápidamente el fallo correspondiente.

Ellos permanecieron en Loeches durante una semana laboral y una semana después, ya se efectuó un primer traslado de los departamentos de “staff”, lo que sería comercial, jurídico, financiero, en fin, aquellos que no estaban directamente relacionados con las operaciones de gestión. Aprovechando el fin de semana, nuestra gente llevó a cabo la mudanza de sus materiales de trabajo. Así, el personal que ingresó el lunes siguiente a la nueva instalación, encontró sus mesas y pertenencias debidamente preparadas para el trabajo.