“Todo el mundo tenía claro que nos mudábamos de sitio. Pero a la hora de hacer el traslado, el panorama es diferente. No se puede decir sorpresivamente a la gente: “El lunes nos trasladamos a Loeches”. De ahí esas etapas que planificamos. Sinceramente creíamos que iba a haber más oposición, más lío, más rechazo, porque cualquier cambio genera un cierto rechazo en el ser humano – aunque sea para mejor”, reflexiona el director de Calidad y Sistemas de Boyacá.

“Creo que gracias a nuestra política de adaptación” añade, “una semana más tarde ya pudo decirse que el 90% de la gente estaba perfectamente adaptada. Siempre queda ese pequeño porcentaje restante que, debido a sus circunstancias personales, sienten que el cambio les ha perjudicado. A lo mejor tenían su vida montada de tal formas que les alcanzaba el tiempo para llevar a la niña a la guardería, comer en casa… Pero en fin, con el paso del tiempo las cosas se fueron arreglando y no tuvimos grandes problemas ni con las instalaciones, ni con el edificio”. 

Rentabilizando los espacios

Fue un traslado bastante estudiado. En las antiguas oficinas en cada departamento y durante bastante tiempo se estuvo comentando la nueva filosofía general de la alta dirección: habría muy pocos despachos, muchas zonas abiertas, áreas muy claras con pocas separaciones, para así facilitar las líneas de actuación a la hora de diseñar la distribución del personal. A lo largo de todo el proceso también, se intentó identificar exhaustivamente la amplia gama de problemas que se padecían en unas instalaciones pequeñas y anticuadas, buscando la forma más idónea de solucionarlas en el nuevo edificio

Se tuvo especial cuidado de colocar en todos los departamentos a una persona conocedora a fondo de las razones del traslado, que ayudase a que el personal entendiese que es lo que se iba a hacer, Así, no fue un cambio brusco, que era lo que se temía cuando se comenzó a planificar el traslado. Tenían que asumir que cuando el trabajo era muy individual, cada persona tenía su ocupación específica, pero ahora, al trabajar mucho más en equipo había que sentarse constantemente con varias personas para ver un tema. Esto contrastaba con la estructura de las instalaciones anteriores, donde sólo se contaba con una gran sala que era la del comité de dirección y desde donde emanaban las decisiones. En Loeches se han instalado varias salas de reuniones pequeñas en cada planta, de modo que haya siempre alguna una salita disponible con una cierta independencia. Todo ello enmarcado en un excelente y vanguardista equipamiento. Ese fue un poco el diseño, los grandes criterios de cómo se definieron las zonas de trabajo.

“Pero había más problemas que resolver” subraya Rafael Gil. “Por ejemplo, el tema de comunicaciones interdepartamentales. Había que evitar los continuos movimientos en el interior del edificio, subiendo y bajando escaleras, yendo de un extremo a otro de una planta, por ejemplo, para clarificar con el financiero alguna duda sobre una factura, o comprobar unos datos con otro directivo y así. Una gran pérdida de tiempo. Había que adoptar el chat de texto, la videoconferencia, el poder trabajar desde tu ordenador con otro de la planta de abajo. En este campo, sobre todo cuando se va hacia una sociedad interconectada y digital, la planificación inicial de Boyacá fue bastante ambiciosa. Se aprovechó un cambio tecnológico en el sistema de correo electrónico para implementar un sistema de correos que integraba todo el sistema de comunicaciones. Es decir, chat de textos, chat de voz y videoconferencia, todo integrado. Aunque ya contamos con la plataforma, de momento no la utilizamos ya que el chat de textos se utiliza bastante, el de voz muy poco y el de video excepcionalmente. Pero lo esencial es disponer de la plataforma que, pese a no ser una necesidad imperiosa es una anticipación, como corresponde a nuestra política de oficinas”.

“Dado que nuestra estructura empresarial tiene dos tipos de centros, uno muy grande en Madrid y otros dos más pequeños en Barcelona y Sevilla, a los que se suman una serie de delegaciones pequeñitas, los tres primeros sitios cuentan con capacidad de mantener videoconferencias con la gente de sus entornos, pero con las otras delegaciones de momento no es tan necesario” puntualiza. “Ahora” añade, “para personas como comerciales o directivos que por su trabajo utilicen ordenador portátil, además de las conexiones fijas de cada puesto, existen redes WiFi en todo el edificio, para que con sus equipos se puedan mover a cualquier ubicación y continuar trabajando. En cuanto a nuestra red de impresoras, cuando un usuario envía a imprimir un documento, el proceso lo controla el mismo usuario. Es decir, el documento no sale por la impresora, sino que se introduce en la tarjeta personal que se utiliza para fichar, para poner gasóleo, en fin, y de ahí pasa a la impresora. Así, se puede imprimir información confidencial durante el día sin problemas, sabiendo que no la verá nadie y que se recupera cuando uno lo desee”.

También se aprovechó la mudanza para reducir el número de impresoras, poner pocos equipos muy potentes y conformar pequeños núcleos con ellos, para que, sobre todo, la movilidad dentro de la oficina fuera la máxima posible. Si esa persona se traslada a otra ubicación del Grupo Boyacá, con sentarse en una mesa de estas y conectarse a la red, todo le funcionará de la misma forma.

Al contar con mucha gente y muchas delegaciones pequeñas (más de 15 delegaciones y un amplio equipo humano) que no hacen transporte pesado, no necesitan almacén. En estos casos funcionan desde una oficina pequeña o bien, en algunos casos incluso pueden trabajar ocasionalmente en casa de un cliente, controlando temas logísticos. Esa persona con su modem 3G puede desde cualquier sitio operar con condiciones similares a las que tenemos aquí. Hoy trabaja en Córdoba, mañana en Sevilla – que es una oficina grande – y al día siguiente están en casa de un cliente.

“Todas estas facilidades no las soportaba la infraestructura de la oficina anterior. Por ello aprovechamos para cambiar mobiliario, ubicaciones, luminosidad y además, utilizamos la infraestructura tecnológica para avanzar en ese sentido. Al cambiar a una compañía con mucha más gente distribuida, en muchos más sitios y con más movilidad entre ellos, todos los vehículos de Boyacá cuentan con un localizador GPS que emite su posición y se va recuperando desde la central. También existen una especie de jefes de tráfico cuyo trabajo es controlar “online” las rutas que van siguiendo los camiones, así, si observa una incidencia o quiere resolver una consulta, puede identificar el vehículo y hablar con el conductor, ver qué está pasando y si es necesario, preparar alguna medida correctiva”.